1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.
La Política de Tratamiento de la información es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias, lo cual deberá ser aplicado por PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S., en relación con la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de información personal de trabajadores, clientes y proveedores.
2. DEFINICIONES.
Para efectos de la ejecución de la presente Política de Tratamiento de la Información Personal y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de la Información Personal.
b) AVISO DE PRIVACIDAD: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable del manejo de las Bases de Datos que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a la información personal.
c) BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) DATO PÚBLICO: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
f) DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
g) DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
h) ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Información personal por cuenta del Responsable del Tratamiento.
i) RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de la información personal.
j) TITULAR: Persona natural cuya información personal sea objeto de Tratamiento.
k) TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre información personal, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
3. PROPÓSITO DE LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS A CARGO DE PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S.
PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S., podrá hacer uso de la Información personal para:
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
d) Evaluar la calidad del servicio.
e) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
f) Soportar procesos de auditoría interna o externa.
g) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S.
h) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
i) Suministrar, compartir, enviar o entregar su información personal a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S., ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.
En relación con los datos recolectados directamente por el personal de PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S., aquellos tomados de los documentos que sean suministrados al personal de seguridad y los obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S. éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S., podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Si un dato personal es entregado a PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S. dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S. no venderá, licenciará, transmitirá, o divulgará la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S. o de otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la Sociedad o (vi) que sea requerido o permitido por la ley.
PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros, PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S. advierte a estos terceros de la posibilidad de que el procesamiento de información personal deberá estar protegida con medidas de seguridad apropiadas, y por lo tanto, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
4. PRINCIPIOS.
El Tratamiento de la Información Personal por parte de PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S. se regirá por los siguientes principios:
a) ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento de la Información Personal se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y la Constitución. Los datos personales, en general, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
b) CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de la Información Personal están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
c) FINALIDAD: El Tratamiento de la Información Personal recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular y la cual hará parte del Registro Nacional de Base de Datos controlado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
d) LIBERTAD: El Tratamiento de la Información Personal únicamente podrá manejarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización del Titular o por mandato legal o judicial que sustituya el consentimiento.
e) SEGURIDAD: La información sujeta al Tratamiento de la Información Personal por parte de PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
f) TRANSPARENCIA: En el Tratamiento de la Información Personal debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
g) VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento de la Información Personal debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:
Los Titulares de Datos Personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S.:
a) ACCESO: Podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S., para efectos de consultarlos de manera gratuita y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información que motiven nuevas consultas.
b) ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN: Podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de Tratamiento.
c) SOLICITAR PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: Este derecho operará en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
d) SER INFORMADO RESPECTO DEL USO DEL DATO PERSONAL.
e) PRESENTAR QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO SOBRE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.
f) REQUERIR EL CUMPLIMIENTO DE LAS ÓRDENES EMITIDAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
PARÁGRAFO PRIMERO. Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos, tanto el Titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Los derechos respecto de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
6. DEBERES DE PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S.
PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S. está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:
I. DEBERES CUANDO ACTÚA COMO RESPONSABLE.
i. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular para el manejo de sus Datos Personales.
ii. Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
iii. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
iv. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política.
v. Procurar que los principios indicados en la presente política sean aplicados y cumplidos correctamente.
vi. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
vii. Actualizar la información cuando sea necesario.
viii. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
II. DEBERES CUANDO OBRA COMO EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL EN NOMBRE DE OTRA ENTIDAD U ORGANIZACIÓN:
i. El Responsable del Tratamiento de la Información Personal deberá estar autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado.
ii. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
iii. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
iv. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los Datos.
v. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
vi. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política.
vii. Registrar en la Base de Datos la insignia “RECLAMO EN TRÁMITE” o “INFORMACIÓN EN DISCUSIÓN JUDICIAL” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
viii. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
ix. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la Ley para dicho efecto.
x. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los Códigos de Seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
xi. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
III. DEBERES CUANDO EL TRATAMIENTO SE REALIZA POR MEDIO DE UN ENCARGADO.
i. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente de la Información Personal cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el Artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
ii. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
iii. Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada permanezca actualizada.
iv. Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
v. Exigir al Encargado del Tratamiento el cumplimiento y respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
vi. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, desde el momento en que se haya presentado la reclamación y hasta tanto no haya finalizado el trámite respectivo.
IV. DEBERES RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
i. Informarle las eventuales violaciones a los Códigos de Seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
ii. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR.
Con antelación o al momento de efectuar la recolección del Dato Personal, PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S. solicitará al Titular del Dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita dicha información, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta de la que trata el Artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del Dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
8. AVISO DE PRIVACIDAD.
Dado el caso en que PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S. no pueda poner a disposición del Titular del Dato Personal la presente Política de Tratamiento de la Información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.
PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S. únicamente podrá recolectar, almacenar, usar o circular los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justifiquen el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la(s) finalidad(es) del Tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la eliminación de los Datos Personales que estén bajo su posesión. No obstante, los Datos Personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
10. RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.
Será responsable del Tratamiento de las Bases el área administrativa y en consecuencia, atenderán las peticiones, quejas y/o reclamos que formule el Titular en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral cinco (5) de esta Política, con excepción del literal e.
Para tales efectos, el Titular de los Datos Personales o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja y/o reclamo al número de celular 310 2958754 o al PBX en Bogotá (1) 432 8989 en horarios comprendidos entre lunes y sábados de 8:30 am a 7 pm, también podrá hacer por medio de correo electrónico contabilidad.partytime@gmail.com.
La petición, queja y/o reclamo deberá contener la siguiente información del Titular de Datos Personales:
- Su identificación: Nombre completo, número de identificación, número de teléfono y celular, dirección y correo electrónico.
- La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Acompañar la petición queja y/o reclamo de los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular o su representante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En el evento de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término de cinco (5) días hábiles e informará de la situación por escrito al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una insignia que indique “RECLAMO EN TRÁMITE” y el motivo del mismo, dentro de un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. PUBLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.
De conformidad con el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S. procederá a publicar un aviso en un lugar visible de sus instalaciones dirigido a los Titulares de Datos Personales para efectos de dar a conocer la presente Política de Tratamiento de Información y el modo de ejercer sus derechos como Titulares de Datos Personales alojados en las bases de datos de PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S.
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los Registros de Base de Datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el Tratamiento de la Información Personal ejecutará los protocolos correspondientes con el fin de garantizar la seguridad de la información.
13. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA.
La presente Política de Tratamiento de la Información Personal entra en vigencia a partir del día de aceptación de la misma. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de una notificación realizada por PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S.
Atentamente,
PARTY TIME DISTRIBUIDORA S.A.S.
